Seguimiento (o Verificación) es la constatación ocular o verificación de la conformidad que se realiza mediante muestreo, medición, pruebas de ensayo en laboratorio o revisión de documentos. El objetivo de la verificación es comprobar el buen uso de las marcas UL otorgadas y que el producto siga cumpliendo con los requerimientos de seguridad y/o funcionalidad especificados por los documentos normativos y los requerimientos de la modalidad o esquema bajo los cuales el producto ha sido certificado. Del resultado de la verificación depende la validez del certificado o dictamen de producto emitido.

Las visitas de verificación(seguimiento) se han clasificado en los siguientes tipos:

  • Visita de inspección previa: se realizan con previo aviso como un prerrequisito a la certificación de producto bajo la modalidad de certificación II
  • Visitas de verificación de rutina (inspecciones): se realizan para verificar que el producto siga cumpliendo con las pruebas y especificaciones bajo las cuales se otorgó la certificación. Aplican a todas las modalidades. Estas inspecciones no requieren confirmación y pueden realizarse de acuerdo a la disponibilidad de UL durante los siguientes tres meses a partir de la fecha en que se envía la Notificación correspondiente. Sin embargo, en algunos casos, estas visitas podrán realizarse con previo aviso a la persona de contacto.
  • Visitas extraordinarias: se realizan con o sin previo aviso, dependiendo del caso y se realizan ya sea para verificar la implementación de medidas correctivas a no-conformidades detectadas previamente, para realizar muestreos de producto requeridos, o bien cuando sea requerido por las autoridades debido a alguna queja recibida por terceros. Aplican a cualquier modalidad de certificación y son programadas por solicitud expresa del área de certificación o por usted; o bien a petición expresa de las dependencias y autoridades competentes.

Puntos importantes a considerar:

  • UL programa las visitas de verificación dentro del periodo de validez de los certificados emitidos.
  • UL le notificará la visita de verificación. Para el caso de visitas con previo aviso, si no se recibe la confirmación solicitada en el plazo indicado por UL, la visita se dará por aceptada en la fecha y lugar programado.
  • En caso de existir algún inconveniente con la fecha y lugar indicado en la notificación, el representante legal y/o persona de contacto deberá solicitar la reprogramación de la visita dentro del periodo indicado en la notificación, según aplique. La visita se podrá reprogramar máximo en una ocasión.
  • Por favor recuerde que es responsabilidad del cliente, fabricante, propietario, sus subordinados o encargados de establecimientos industriales o comerciales, permitir el acceso y proporcionar las facilidades necesarias al personal de UL para llevar a cabo la visita de verificación.
  • La(s) muestra(s) seleccionada(s) debe(n) ser enviada(s) a un laboratorio subcontratado y/o validado por UL de México, S.A de C.V., o bien a un laboratorio con el cual UL de México, S.A. de C.V. tenga un Acuerdo de Reconocimiento Mutuo (ARM) firmado.
  • Si fuese el caso, la respuesta a no-conformidades encontradas, se deberá realizar dentro de los plazos estipulados en la notificación correspondiente. De ser necesario, se realizará(n) la(s) visita(s) de verificación extraordinaria(s) para revisión de implementación y efectividad de las acciones correctivas realizadas.
  • Cualquier cambio o modificación que se realice al producto debe ser reportado o notificado por escrito a UL. A su vez, UL analizará y, en su caso, solicitará pruebas complementarias de producto con el fin de evaluar que éste continúe cumpliendo con los requisitos de seguridad y/o funcionalidad de la norma aplicable.

Las actividades durante una visita de Verificación (inspección) incluyen:

  • Descripción del alcance de la visita de verificación y en su caso, identificación de las personas que participarán en la misma;
  • Revisión documental solamente para modalidad II
  • Auditoria del sistema de calidad y línea de producción, para modalidad II

Muestreo de producto:

Se realiza en la cantidad estrictamente necesaria para la realización de las pruebas requeridas en la norma aplicable. El número de muestras se selecciona por duplicado dado que, una de ellas se considerará como “muestra testigo”. El cliente podrá optar por no manejar muestra testigo, en cuyo caso deberá indicarlo al momento en que el representante de UL realice el muestreo de producto. La muestra testigo se usará en caso de duda o controversia o cuando el resultado del análisis técnico sea negativo. La muestra testigo se debe retener en custodia por el cliente y quedará sin efecto una vez que UL emita una respuesta favorable. Si usted decide no proveer una muestra testigo y ésta es necesaria durante el proceso, se deberá solicitar a UL una visita de verificación extraordinaria para el muestreo de producto. UL realizará la visita extraordinaria y hará el cargo financiero respectivo.

La primera verificación se realizará sobre el producto muestreado y, si el resultado es positivo, UL generará el “Aviso de Cumplimiento” correspondiente. En caso contrario, se notificará por escrito la suspensión del certificado.

Si el resultado sobre la primera muestra fuese negativo y se cuenta con muestra testigo, ésta debe ser enviada a pruebas dentro del periodo de tiempo establecido, y notificar a UL dicha situación.

  • Si el certificado emitido contiene más de un modelo de producto, se tomarán preferentemente muestras de productos no evaluados o muestreados con anterioridad.
  • Revisión de marcado de producto y uso de marca.
  • Resumen de Actividades: el representante de UL completará el reporte de inspección, hará un resumen y si aplica, se explicarán las observaciones y/o desviaciones encontradas. El representante de UL le dejará una copia (electrónica o en papel) del “Reporte de Inspección ” para su referencia.

 

Períodos de tiempo establecidos.

UL ha establecido diferentes periodos de tiempo (plazos) para actividades en las cuales se requiere respuesta por parte del cliente.

Los plazos se consideran a partir del día siguiente en el cual el cliente recibe la notificación correspondiente o la fecha en la cual se realizó la visita de verificación.

 

Periodo de tiempo para actividad a realizar

Tipo de Visita
VISITA PREVIA VISITA DE RUTINA VISITA EXTRAORDINARIA
5 días hábiles para confirmación de una visita no programada
3 días hábiles para confirmación de una visita con previo aviso
45 días naturales para el ingreso de los informes de resultados de pruebas de producto muestreado
30 días naturales para el ingreso de los informes de resultados de pruebas de muestra testigo ●* ●*
Custodia de muestra testigo por parte del cliente *
5 días hábiles para envío de muestra testigo a laboratorio, cuando aplique.
5 días hábiles para solicitar visita de verificación (inspección)
5 días habiles para informar a UL por escrito, las acciones correctivas a realizar.
30 dias naturales o el periodo que UL de México S.A. de C.V establezca para ello para el cierre de no-conformidades detectadas  

 

* La muestra testigo queda sin efecto una vez que UL de México, S.A. de C.V. emita una respuesta favorable.