Verificación (o seguimiento) es la constatación ocular o verificación de la conformidad que se realiza mediante muestreo, medición, pruebas de ensayo en laboratorio o revisión de documentos. El objetivo de la verificación es comprobar el buen uso de las marcas UL otorgadas y que el producto siga cumpliendo con los requerimientos de seguridad y/o funcionalidad especificados por los documentos normativos y los requerimientos del esquema bajo los cuales el producto ha sido evaluado. Del resultado de la verificación depende la validez del certificado o dictamen de producto.

La verificación se realiza mediante inspecciones que se llevan a cabo al menos una vez al año, ya sea de manera programada o aleatoria.

Las visitas con previo aviso son aquellas que han sido programadas y requieren confirmación. Las visitas sin previo aviso, no requieren confirmación y se realizan conforme la programación y disponibilidad de UL de México. En ambos casos, usted recibirá la notificación correspondiente ya sea antes o al momento de realizarse la visita.

Las visitas de verificación se han clasificado en los siguientes tipos:

  • Visita de inspección previa: se realizan con previo aviso como un prerrequisito a la certificación de producto bajo las modalidades de certificación II, VI, VII, VIII y para la modalidad III sólo si no se cuenta con dictamen de producto y su confirmación es requerida.
  • Visitas de verificación de rutina (inspecciones): se realizan para verificar que el producto siga cumpliendo con las pruebas y especificaciones bajo las cuales se otorgó la certificación. Aplican a todas las modalidades. Estas inspecciones no requieren confirmación y pueden realizarse de acuerdo a la disponibilidad de UL durante los siguientes tres meses a partir de la fecha en que se envía la Notificación correspondiente. Sin embargo, en algunos casos, estas visitas podrán realizarse con previo aviso a la persona de contacto.
  • Visitas extraordinarias: las cuales pueden realizarse con o sin previo aviso, dependiendo del caso y se realizan ya sea para verificar la implementación de medidas correctivas a no-conformidades detectadas previamente, para realizar muestreos de producto requeridos, o bien cuando sea requerido por las autoridades debido a alguna queja recibida por terceros. Aplican a cualquier modalidad de certificación y son programadas por solicitud expresa del área de certificación o por usted; o bien a petición expresa de las dependencias y autoridades competentes.

Puntos importantes a considerar:

  • UL programa las visitas de verificación dentro del periodo de validez de los certificados emitidos.
  • UL le notificará la visita de verificación. Para el caso de visitas con previo aviso,si no se recibe la confirmación solicitada en el plazo indicado por UL, la visita se dará por aceptada en la fecha y lugar programado.
  • En caso de existir algún inconveniente con la fecha y lugar indicado en la notificación, el representante legal y/o persona de contacto deberá solicitar la reprogramación de la visita dentro del periodo indicado en la notificación, según aplique. La visita se podrá reprogramar máximo en una ocasión.
  • Por favor recuerde que es responsabilidad del cliente, fabricante, propietario, sus subordinados o encargados de establecimientos industriales o comerciales, permitir el acceso y proporcionar las facilidades necesarias al personal de UL para llevar a cabo la visita de verificación.
  • En cualquier caso, durante las visitas de verificación de rutina, el personal de UL seleccionará muestras de producto (véase actividades durante una visita de verificación – Muestreo de producto).
  • La(s) muestra(s) seleccionada(s) debe(n) ser enviada(s) a un laboratorio subcontratado y/o validado por UL de México, S.A de C.V., o bien a un laboratorio con el cual UL de México, S.A. de C.V. tenga un Acuerdo de Reconocimiento Mutuo (ARM) firmado.
  • Si fuese el caso, la respuesta a no-conformidades encontradas, se deberá realizar dentro de los plazos estipulados en la notificación correspondiente. De ser necesario, se realizará(n) la(s) visita(s) de verificación extraordinaria(s) para revisión de implementación y efectividad de las acciones correctivas realizadas.
  • Cualquier cambio o modificación que se realice al producto debe ser reportado o notificado por escrito a UL. A su vez, UL analizará y, en su caso, solicitará pruebas complementarias de producto con el fin de evaluar que éste continúe cumpliendo con los requisitos de seguridad y/o funcionalidad de la norma aplicable.
  • A los productos certificados por lote (Modalidad VII y VIII) y modalidad V, no se realizan visitas de verificación por parte de UL, dado que corresponde a la Dirección General de Normas y a la Procuraduría Federal del Consumidor (PROFECO), realizar el seguimiento o verificación de los productos en su punto de venta con el propósito de corroborar que el producto se comercialice de acuerdo a la categoría con que fue certificado.

Las actividades durante Una Visita de Verificación (inspección) incluyen:

  • Descripción del alcance de la visita de verificación y en su caso, identificación de las personas que participarán en la misma;
  • Revisión documental solamente para modalidades II, III y VI;
  • Auditoria del sistema de calidad y línea de producción, para modalidad II o modalidad III, si no se cuenta con el dictamen de producto de fabricante nacional o extranjero; y auditoria de la línea de reconstrucción, para modalidad VI;
  • Muestreo de producto: Se realiza en la cantidad estrictamente necesaria para la realización de las pruebas requeridas en la norma aplicable. El número de muestras se selecciona por duplicado (excepto modalidades VI, VII y VIII), dado que, una de ellas se considerará como “muestra testigo”. El cliente podrá optar por no manejar muestra testigo, en cuyo caso deberá indicarlo al momento en que el representante de UL realice el muestreo de producto. La muestra testigo se usará en caso de duda o controversia o cuando el resultado de del análisis técnico sea negativo. La muestra testigo se debe retener en custodia por el cliente y quedará sin efecto una vez que UL emita una respuesta favorable. Si usted decide no proveer una muestra testigo y ésta es necesaria durante el proceso, se deberá solicitar a UL una visita de verificación extraordinaria para el muestreo de producto. UL realizará la visita extraordinaria y hará el cargo financiero respectivo.

    La primera verificación se realizará sobre el producto muestreado y, si el resultado es positivo, UL generará el “Aviso de Cumplimiento” correspondiente. En caso contrario, se notificará por escrito la suspensión del certificado.

    Si el resultado sobre la primera muestra fuese negativo y se cuenta con muestra testigo, ésta debe ser enviada a pruebas dentro del periodo de tiempo establecido, y notificar a UL dicha situación.

  • Si el certificado emitido contiene más de un modelo de producto, se tomarán preferentemente muestras de productos no evaluados o muestreados con anterioridad.
  • Revisión de marcado de producto y uso de marcas;
  • Resumen de Actividades: el representante de UL completará el reporte de inspección, hará un resumen y si aplica, se explicarán las observaciones y/o desviaciones encontradas. El representante de UL le dejará una copia (electrónica o en papel) del “Reporte de Inspección ” para su referencia.

CAUSAS DE SUSPENSIÓN DE LA CERTIFICACIÓN

UL suspenderá un certificado cuando:

  • Se detecten no conformidades atribuibles al cliente respecto a cualquiera de las obligaciones establecidas en el Contrato de prestación de servicios y/o los requerimientos establecidos en los documentos normativos bajo los cuales el producto fue evaluado
  • Se detecten cambios realizados al producto, y éstos no hayan sido notificados a UL en su oportunidad
  • La visita de verificación o toma de muestra de producto no pueda realizarse por causas imputables al cliente
  • Se confirme o determine durante la evaluación realizada derivada por denuncias o quejas recibidas, el no cumplimiento del producto certificado con los requisitos aplicables bajo los cuales fue evaluado.
    Durante el periodo de suspensión, no se podrá hacer uso del certificado emitido ni de las marcas de conformidad y UL procederá a aplicar las medidas necesarias para que el cliente suspenda el uso de las mismas. Una vez realizadas las correcciones y/o aclaraciones pertinentes, UL verificará que éstas hayan sido implementadas de manera efectiva, mediante visitas de inspección extraordinarias o pruebas complementarias al producto, dependiendo del caso.

CAUSAS DE CANCELACIÓN O RETIRO DE LA CERTIFICACIÓN

UL procederá a la cancelación de un certificado y/o dictamen cuando:

  • El cliente no realice las correcciones necesarias para remediar el incumplimiento detectado dentro de los plazos establecidos para ello por UL
  • El producto no cumpla con las características establecidas en el certificado y/o dictamen
  • UL compruebe que los certificados o dictámenes otorgados han sido alterados y/o falsificados
  • El representante de UL asignado para la realización de una vista de verificación, no pueda llevarla a cabo por domicilio o empresa inexistente
  • Por solicitud expresa del cliente, mediante aviso previo y por escrito
  • Derivado de una ampliación de titularidad, alguno de los importadores, distribuidores o comercializadores haga mal uso del certificado o dictamen otorgado, o cese su relación comercial con el titular
  • Se haga uso indebido de las marcas de conformidad
  • Cuando el resultado de un producto muestreado es negativo, y el cliente no solicita dentro del periodo establecido por UL de México, la visita extraordinaria correspondiente
  • Cuando se evalúe la muestra testigo y se ratifique que el resultado es negativo
  • Cuando UL no reciba dentro del periodo establecido, el informe de pruebas de producto correspondiente al producto muestreado (Informe de seguimiento)

    En el supuesto de que no se lleven a cabo las correcciones necesarias para remediar el incumplimiento en los términos establecidos, UL cancelará el certificado o dictamen respectivo y dará por rescindido el servicio mediante aviso por escrito, sin perjuicio de las sanciones que procedan conforme a la Ley Federal sobre Metrología y Normalización, la Ley Federal de Protección al Consumidor y demás leyes aplicables.

En cualquiera de los supuestos anteriores, no se podrá hacer uso del certificado o dictamen cancelado, así como de la marca UL-MX NOM tanto en el producto como en los medios publicitarios o propaganda del producto. En caso contrario, UL procederá a aplicar las medidas necesarias para que el cliente suspenda el uso de las mismas.

PERIODOS DE TIEMPO ESTABLECIDOS

UL ha establecido diferentes periodos de tiempo (plazos) para actividades en las cuales se requiere respuesta por parte del cliente. Los plazos se consideran a partir del día siguiente en el cual el cliente recibe la notificación correspondiente o la fecha en la cual se realizó la visita de verificación.

Actividad a realizar Tipo de Visita Periodo
VP VR VE # dias Tipo
Confirmación de una visita no programada X 5 Habiles
Confirmación de una visita con previo aviso X X 3 Habiles
Ingreso de los informes de resultados de pruebas de producto muestreado X X 45 Naturales
Ingreso de los informes de resultados de pruebas de muestra testigo X 30 Naturales
Custodia de muestra testigo por parte del cliente * *
Envío de muestra testigo a laboratorio, cuando aplique. 5 Habiles
Solicitar visitas de verificación (inspecciones) X 5 Habiles
Informar a UL por escrito, las acciones correctivas a realizar. X X X 5 Habiles
Cierre de no-conformidades detectadas **

 

* La muestra testigo queda sin efecto una vez que UL de México, S.A. de C.V. emita una respuesta favorable.

** 30 días naturales máximo o el periodo que UL de México, S.A. de C.V. establezca para ello.